Följande är frågor och svar som vi hoppas kunna besvara funderingar kring den inställda övernattningen för spårare och upptäckare i samband med Äventyret 2023 på Bohus fästning. Finns fler frågor så tar vi emot och besvarar dessa, maila oss på info@gbgscout.se.

Varför ställdes övernattningen in?

Vi hade planerat för övernattning med hajkutrustning, dvs i vandringstält eller vindskydd (motsvarande en vandringshajk som det brukar vara på Äventyret). Tyvärr var detta inte tydligt nog, så många kårer hade tagit med stora och många tält. Detta ledde till att utrymmet inte räckte till.

Varför kunde vi inte klämma in fler tält?

Det finns restriktioner på var man kan ha förläggning, och vi ville absolut inte tumma på säkerheten både vad gäller avstånd mellan tält och i förhållande till fästningens utformning (stup, branter, utrymning mm.).

När blev det klart att fästningen var full?

Detta blev tydligt kl 22.00 på fredagen.

Vad gjorde ni när det konstaterats att fästningen var full?

Beredskapsplanen aktiverades omedelbart. Detta innebär att förutbestämda handlingar utförs och allt dokumenteras. Dessutom inleddes en dialog med distriktsstyrelsen.

Vad gjordes för att hantera situationen?

Kl 22.15 började vi ringa till patrullernas kontaktpersoner, men det var svårt att få tag på dessa. I samråd med distriktsstyrelsen beslutades att sluta ringa runt och i stället meddela kontaktpersonerna per mail.

Kl 22.45 hölls ett ledarmöte på plats.

Kl 04.00 skickades ett mail till kontaktpersonerna.

Varför skickades mailet på natten?

Mailet började skrivas 22.50, men ungefär samtidigt inträffade ytterligare två händelser som ledde till att beredskapsplanen aktiverades för dessa, en saknad scout och en ledare som betedde sig illa gentemot arrangemangsteamet. Vi var tvungna att fokusera på dessa mer akuta händelserna.

Vad gjorde ni för att ta hand om frågor och klagomål?

Arrangemangsteamet och största delen av distriktsstyrelsen fanns på plats vi start under lördagen tills alla startat.

Övervägdes alternativ till övernattning på borgen?

Vi inventerade övriga alternativ men kunde inte lägga full kraft på detta. Ungefär samtidigt som problemet med förläggning uppstod inleddes två andra incidenter. Dvs. det fanns inte tid att på natten undersöka fler alternativ i detalj, i stället hänvisades kårerna att övernatta på andra externa platser tillsammans, vilket även flera kårer gjorde.

Varför var det spårare och Upptäckare som inte fick sova över?
Vi gjorde bedömningen att det skulle innebära mer praktiska problem att växla ut Äventyrare och Utmanare för att få in Spårare och Upptäckare.

Varför kom ingen ”central” information?

Arrangemangen i distriktet sköts av arrangemangsteamen och de ansvarar för informationen, vi såg inget behov av att ytterligare informera från ”högre ort”. Arrangemangsteamen har både mandat och förtroende att sköta detta. I det fall allvarlig kris (hot mot liv, hälsa, varumärke mm) inträffar initieras distriktets krisgrupp som då verkar separat. Dessutom fanns distriktsstyrelsen på plats för att ta emot kritik, synpunkter och frågor på lördagen.

Har ni bett om ursäkt?

Vi framförde en ursäkt för sen information i mailet som gick ut till kontaktpersonerna, men i den pressade situationen på fredagskvällen valdes att lägga fokus på den försvunna scouten och incidenten med ledaren. En ursäkt framfördes till de som kom på lördagen, men vi kunde varit ännu tydligare i ursäkten, vi är väl medvetna om att det blev fel med förläggningen och scouterna blev besvikna.

Kan man få pengar tillbaka?

Absolut, det är bara att kontakta kansliet. Vi önskar att få denna begäran innan sommaren 2023 är slut till info@gbgscout.se.

Varför erbjuder ni inte alla automatisk återbetalning?

Vi tror att kårerna har överseende med detta, men funderar på hur vi kan kompensera både kårerna och de drabbade scouterna.

Jag har fler frågor och/eller vill framföra kritik, vem kan jag kontakta?

Ring distriktsordförande Anders Wilson 0708-710 450.